Из каждых ста рублей, которые компания тратит на корпоративные подарки детям сотрудников, восемнадцать-двадцать уходят не на содержимое набора, а на упаковку, брендирование и логистику. При тридцати получателях это незаметно, при трёх сотнях — это отдельная статья сметы, которую не заложили и которую придётся где-то найти.
Рассчитать итоговую стоимость закупки помогает разбивка на четыре компонента: стоимость самого набора, упаковка и брендирование, доставка и буфер на непредвиденное. Без списка детей по возрастным группам точная цифра не получится: общая сумма «на отдел» окажется либо с дефицитом, либо с лишними наборами, которые потом некуда деть.
Сколько детей учитывать: не просто умножить на поголовье
Кажется, что достаточно взять списочный состав и умножить: столько сотрудников — столько подарков. Это правило работает только в небольших компаниях с однородным коллективом; в большинстве случаев оно даёт неверную цифру.
У части сотрудников детей нет, у части — двое и больше, у части — дети уже выросли за лимит. Реальный список собирается отдельно: HR рассылает анкету с вопросами об именах и датах рождения детей, ограничив возраст четырнадцатью годами (или другим пороговым значением по политике компании). Без этих данных любой расчёт — догадка.
Анкету стоит открывать за восемь-десять недель до праздника — Нового года или профессионального дня: часть сотрудников ответит в последний день, и без запаса времени сроки производства и доставки не сойдутся.
До какого возраста считать ребёнком для подарка
Общее корпоративное правило — дети до четырнадцати лет. Но и здесь есть исключения.
Часть компаний включает в список детей до восемнадцати — тогда список вырастает, а состав набора для подростков принципиально меняется. Другие ограничивают список детьми до двенадцати, аргументируя это тем, что школьники старше уже не воспринимают детские подарки как подарки.
Второй момент — налоговое оформление. Налоговый кодекс устанавливает необлагаемый НДФЛ лимит на подарки сотрудникам — 4 000 рублей в год на человека (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если подарок проводится как «подарок сотруднику», порог применяется к взрослому, а не к ребёнку. Уточните у бухгалтерии до начала закупки, как именно планируется провести выдачу: от этого зависит, нужно ли удерживать НДФЛ сверх суммы.
Как разделить детей по возрастным группам
Один набор для всех не работает: конструктор для трёхлетнего не заинтересует одиннадцатилетнего, а настольная игра для школьника не подойдёт дошкольнику. Это не вкусовщина — это разные стадии развития и разные интересы.
Стандартное деление на три группы:
| Группа | Возраст | Особенности набора |
|---|---|---|
| Малыши | до 3 лет | Крупные детали, мягкие материалы, без мелких частей, без острых углов |
| Дошкольники | 3–6 лет | Творческие наборы, пазлы, простые конструкторы, наборы для лепки |
| Школьники | 7–14 лет | Настольные игры, наборы для опытов, конструкторы среднего уровня сложности |
Разбив список по группам, вы получите три числа: сколько наборов каждого вида заказывать. Это ключевые данные для сметы и для заявки поставщику.
Если в компании работают молодые коллективы, группа малышей будет неожиданно большой. Если средний возраст сотрудников — 35–40 лет, большинство детей окажутся школьниками.
Что входит в базовый корпоративный набор
Стандартный состав — три-четыре компонента: основной подарок (игрушка или набор для занятий), небольшое дополнение или сладости, подарочная упаковка.
Сладкое — отдельный вопрос. В корпоративных подарках разумнее либо спросить сотрудника о пищевых ограничениях ребёнка заранее, либо заменить конфеты небольшим творческим набором. О традиции сладкого подарка для детей и о том, как с ней принято обращаться, — в отдельном разборе.
Компонент, который легко недооценить, — упаковка. Простой пакет с логотипом обходится в 50–150 рублей сверх набора. Брендированная коробка — дороже. Если компании важен единый корпоративный вид, это нужно закладывать в бюджет до того, как сумма согласована, а не после.
Сколько стоит сам набор: как ориентироваться
Стоимость набора зависит от состава, бренда и возрастной группы. Вместо усреднённой цифры полезнее понять, из чего она складывается: материалы и сложность изделия, количество предметов в наборе, наличие лицензии или бренда.
Для дошкольников хорошо работают творческие наборы — витражи, аквеслаймы, наборы для рисования. Для школьников — наборы для опытов и конструкторы. Это не просто игрушки, а занятие с результатом: ребёнок что-то делает, а не просто держит предмет в руках.
Стоит ли брать один дорогой подарок или несколько небольших — вопрос, который встаёт при любом бюджете. Разбор плюсов и минусов обоих подходов поможет принять решение под конкретный коллектив.
В смете стоимость набора, упаковку и доставку лучше держать отдельными строками: если придётся урезать бюджет, будет понятно, на чём экономить.
Что добавить к стоимости набора: упаковка, доставка и запас
Это те самые восемнадцать-двадцать процентов, о которых говорилось в начале.
Упаковка (лента, наполнитель, пакет или коробка) — 10–15% сверх стоимости набора. Брендирование (нанесение логотипа, именная открытка) — ещё 5–10%. Доставка на склад или до офиса зависит от расстояния и суммарного веса партии. Хранение: если подарки привозят за месяц до праздника, нужно предусмотреть место.
Отдельная строка — буферные наборы. Часть сотрудников уйдёт в декрет или уволится после сдачи заявки, у части родится второй ребёнок. Стандартный запас — 5–8% сверху: они либо уйдут адресно, либо останутся резервом на следующий год.
Когда оптовый заказ меняет расчёт
Общее правило: розничная покупка одного набора обходится дороже за единицу, чем оптовая на партию. Правило не работает в двух случаях: когда партия слишком маленькая, или когда поставщик не работает с мелким оптом.
При партии от пятидесяти наборов поставщик, как правило, предлагает единую цену за единицу без наценки за небольшой объём, возможность скомплектовать несколько видов набора в одной поставке и единый пакет документов. Условия на партию — на странице для оптовых клиентов Give Creative, там же форма заявки.
Если сотрудников меньше пятидесяти, имеет смысл либо объединиться с другим отделом или филиалом, либо рассмотреть розничный заказ с доставкой на офис.
Как учесть документы при оптовой закупке
Для закупки нужны: накладная или универсальный передаточный документ, договор поставки при оптовой партии, счёт для оплаты. Если компания работает на общей системе налогообложения, уточните у поставщика форму закрывающих документов заранее.
При оформлении выдачи сотрудникам потребуется ведомость или иной документ, фиксирующий факт получения. Это важно для бухгалтерского учёта, особенно если стоимость подарка превышает необлагаемый лимит.
Как оформить заявку на партию
Новый год — самый массовый повод: большинство компаний заказывают детские подарки именно к нему, и поставщики принимают заявки с октября.
После того как список детей собран, группы разбиты и смета согласована, остаётся оформить заявку. В ней укажите: количество наборов по каждой возрастной группе, желаемый состав или бюджет на набор, срок доставки и адрес выдачи.
Если компания впервые заказывает детские подарки оптом, начните с консультации: менеджер поможет подобрать состав под бюджет и сроки. Оставить заявку можно на странице для оптовых клиентов.
Оптимальное время для старта — за восемь-десять недель до праздника. Конец ноября — пиковый период, и производство с доставкой могут занять больше времени, чем кажется.
Что чаще всего не учитывают при сборе бюджета
Несколько ошибок повторяются почти в каждой закупке:
- Одна возрастная группа на всех. Берут набор для дошкольника и выдают всем — оказывается, треть детей уже школьники и им неловко получать игрушку для четырёхлетних.
- Забывают про упаковку. Набор без праздничной упаковки — просто товар в пакете. Ребёнок это чувствует, и сотрудник это замечает.
- Не закладывают буфер. Кто-то уйдёт на больничный в день выдачи, кто-то окажется в командировке, кто-то сообщит о втором ребёнке после дедлайна заявки.
- Согласуют сумму без учёта документооборота. Потом выясняется, что поставщик работает с НДС, а у компании — упрощёнка, и цифры не сходятся.
- Заказывают слишком поздно. За две-три недели до Нового года поставщик не может гарантировать нужный состав и сроки.
Частые вопросы
Как узнать, сколько у сотрудников детей нужного возраста? Рассылка с анкетой — стандартный путь. Достаточно двух полей: дата рождения ребёнка и нужен ли подарок. Сотрудники, которые не ответили в срок, в расчёт не включаются.
Подарок ребёнку считается доходом сотрудника? Это зависит от того, как проведена выдача по документам. Уточните у бухгалтерии до начала закупки — варианты оформления дают разный налоговый результат.
За сколько недель начинать закупку к Новому году? Оптимально — за восемь-десять недель. Производство и доставка партии занимают время, а конец ноября — пиковый период, когда сроки растягиваются.
Можно ли заказать разные наборы для разных возрастов у одного поставщика? Да, это стандартная практика при оптовом заказе. Уточните количество вариантов набора при оформлении заявки — это влияет на логистику и документы.
Как распределить подарки, если часть сотрудников работает удалённо? Либо через централизованную точку выдачи, либо доставкой напрямую по адресу — возможность второго варианта и его стоимость уточняйте при заказе партии.